Validar fornecedor antes de escriturar é uma camada barata de prevenção. Cinco minutos de checagem cadastral no momento certo evitam glosa de crédito meses depois, quando o fornecedor já nem existe mais.
O que vale checar sempre
| Sinal | Risco se ignorado |
|---|---|
| CNPJ baixado | Crédito indevido, fornecedor não existia ao emitir |
| Situação cadastral inapta | Documento pode ser contestado pelo fisco |
| IE suspensa | Glosa de crédito de ICMS |
| Certidão positiva (CND/CNDT) | Débitos fiscais ou trabalhistas — contingência e risco em licitação |
| Simples Nacional irregular | Alíquota e tratamento diferente do declarado |
Processo no momento da escrituração
- consulta cadastral na Receita e na SEFAZ do estado
- checagem de regime tributário e optante do Simples
- verificação das certidões negativas (CND Federal/Estadual/Municipal, CNDT, FGTS)
- registro do resultado junto ao lançamento — não em planilha paralela
Retorno de validar antes × depois
Conclusão
Validar fornecedor não é checklist jurídico: é parte da escrituração. Quando entra cedo no fluxo, transforma uma decisão de risco em uma decisão informada — e libera a equipe para revisar o que realmente exige julgamento.